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Dieser Beitrag ist im Rahmen des Forschungsschwerpunktes Herbar Digital an der Fachhochschule Hannover entstanden. Es wird ein neuartiges Geschäftsprozessmodell für die Generierung und Digitalisierung von Herbarbelegen vorgestellt, in das mittels eines Prozessmusters eine Fertigungssteuerungskomponente eingebettet ist. Dieser Ansatz ist ein Beitrag zur Entwicklung eines präzisen Prozesscontrollings, das Herbarien ermöglichen soll, die massenhafte Digitalisierung von Herbarbelegen effizient durchzuführen.
Das Forschungspapier entwirft ein Soll-Prozessmuster für die Verwaltung von Herbarbelegen im Botanischen Garten/ Botanischen Museum in Berlin-Dahlem im Rahmen des Forschungsvorhabens "Herbar Digital". Ausgangspunkt für die Erstellung des Soll- Modells sind die bereits dokumentierten Geschäftsprozesse. Die bestehenden Prozesse werden an die Ausbaustufe 1 von Herbar Digital angepasst, um die Kosten für die Digitalisierung eines Herbarbeleges zu senken. Als Grundlage für die Optimierung der Geschäftsprozesse dient die Kanban- Methode zur Ablaufsteuerung. Die Untersuchung des Wertschöpfungskettendiagramms zeigt, dass eingehende Pflanzen nach Montage im General Herbar eingelagert werden. Bei Bedarf werden die Belege zur Digitalisierung hervorgeholt, um danach wieder eingelagert oder verliehen zu werden. Werden neue Herbarbelege ohne vorherige Einlagerung digitalisiert, lassen sich Einfrier-, Ein- und Auslagerungstätigkeiten sowie Wegezeiten einsparen. Aus diesem Optimierungspotential resultiert die Soll- Modellierung der Hauptprozesse "Eingang bearbeiten" und "Herbarbeleg digitalisieren" sowie deren unterstützende Prozesse. Anschließend wird das Optimierungspotential quantifiziert. Es zeigt sich, dass 1,2 Arbeitsstellen eingespart werden können.
Das vorliegende Forschungspapier dokumentiert die Geschäftsprozesse des Botanischen Gartens/ Botanischen Museums in Berlin-Dahlem, die im Zusam-menhang mit der Digitalisierung von Herbarbelegen stehen. Eine beteiligte Organisationseinheit im Botanischen Garten/ Botanischen Mu-seum ist die Abteilung I C Herbar, das für die Verwaltung und Lagerung der Herbarbelege zuständig ist. Die Abteilung III B Biodiversitätsinformatik bearbei-tet die digitalisierten Herbarbelege weiter. Die zahlreich identifizierten Geschäftsprozesse werden zunächst in einem Wertschöpfungskettendiagramm als Einstiegs- und Überblicksmodell verdichtet. Anschließend werden die Geschäftsprozesse im Einzelnen beschrieben und mit ARIS, d. h. zusätzlich durch Software- Unterstützung, modelliert, um eine späte-re Optimierung hinsichtlich Abläufe und Kosten zu ermöglichen.
Die vorliegende Arbeit ermittelt die Ist-Kosten für den Prozess der Herbarbeleg Digitalisierung im Botanischen Garten/ Botanischen Museum in Berlin-Dahlem. Dabei werden die Kosten durch drei verschiedene Vorgehensweisen aufgezeigt. Die erste Vorgehensweise ermittelt die Kosten für die Digitalisierung anhand der Gesamtaufwendungen im Botanischen Garten/ Botanischen Museum. In dieser Betrachtung werden die Kosten abgegrenzt, die nur der Digitalisierung zuzuordnen sind. Eine weitere Methode erfasst alle Einzelkosten die für die Digitalisierung von Herbarbelegen anfallen und stellt abschließend die Gesamtkosten für die Digitalisierung dar. Als weitere Vorgehensweise zur Kostenbestimmung wurde eine Projektbetrachtung gewählt. In dieser sind die Digitalisierungskosten anhand eines durchgeführten Projektes im Botanischen Garten/ Botanischen Museum veranschaulicht.
Der vorliegende Artikel analysiert sowohl das in der Entwicklung stehende Projekt, die Digitalisierung von Herbarbelegen, als auch den dafür vorhandenen Markt. Bei der Produktanalyse wird das Kernprodukt in die 3 Einzelprodukte gegliedert und diese in Funktion und Zusammensetzung näher erklärt. Besonderen Wert wird hier auf die bisher angefallenen Entwicklungskosten gelegt, da sie die Basis für die Kalkulation der Umsatzanalyse bilden. Die Marktanalyse besteht aus einer genauen Analyse des deutschen Marktes sowie einer gröberen des europäischen- und des Weltmarktes. Die anschließend durchge-führte Umsatzanalyse basiert auf den Daten aus der Produktanalyse und der recherchierten Märkten. Ziel hiervon ist es, erste Vorstellungen eines möglichen Umsatzes auf dem deutschen, europäischen und weltweiten Markt zu erstellen.
Die vorliegende Arbeit stellt ein Kennzahlensystem für Geschäftsprozesse des Prozessbereichs „Herbarbeleg“ im Botanischen Garten und Botanischen Museum Berlin-Dahlem (BGBM) vor. Das Kennzahlensystem ist ein Controlling-Werkzeug, welches Leistungsunterschiede zwischen Ist- und Soll-Geschäftsprozessen verdeutlicht.<br /> Das Kennzahlensystem basiert auf Erkenntnissen zu Prozessbenchmarking, Kennzahlen sowie solchen des Forschungsschwerpunkts Herbar Digital und berücksichtigt die zentralen Aspekte Zeit, Kosten und Qualität. Die Kennzahl Stückkosten verifizierter Leistungen steht an der Spitze des Kennzahlensystems und repräsentiert die Produktionskosten eines mit ausreichender Qualität digitalisierten Herbarbelegs.
Die Sammlung, Archivierung und Digitalisierung von Botanischen Belegen als Wertschöpfungskette
(2010)
Im Rahmen des Forschungsprojekts Herbar Digital an der Fachhochschule Hannover soll die Digitalisierung von Herbarbelegen um eine Zehnerpotenz auf 2 US-Dollar pro Beleg gesenkt werden. Ein Ansatz zielt auf die Optimierung von Geschäftsprozessen ab. Im Verlauf des Forschungsprojektes hat sich bei der Modellierung von Geschäftsprozessen zur Digitalisierung gezeigt, dass die Prozesse eines Herbariums nicht isoliert betrachtet werden können.<br /> Die vorliegende Untersuchung analysiert daher botanische Aktivitäten der Sammlung, Bestimmung, Digitalisierung, Lagerung und Auswertung von Belegen in acht deutschen Herbarien. So werden Ergebnisse über die Kombination der Ressourcen Arbeitsmittel, Personalien und Informationen in den einzelnen Aktivitäten offen gelegt, die bei der Referenzmodellierung von Geschäftsprozessen angewendet werden können. Die hier gewonnenen Ergebnisse der explorativen Vorgehensweise lassen sich in repräsentativen Untersuchungen tiefergehend analysieren.
Neben circa 22.000 verschiedenen kultivierten Pflanzenarten besitzt die Zentraleinrichtung Botanischer Garten und Botanische Museum Berlin-Dahlem (BGBM) ca. 3,8 Millionen konservierter Pflanzenbelege aus aller Welt in seinem Herbarium. Diese Herbarbelege dienen als Grundlage wissenschaftlicher Forschung. Über die Erstellung digitaler Kopien kann das Versenden des empfindlichen Materials verhindert und der Zugang für Forscher erheblich erleichtert werden. Die Prozesse und Methoden der Digitalisierung werden in Herbar Digital untersucht, um eine Senkung der Kosten zu ermöglichen. In dem vorliegenden Arbeitspapier wird der Einsatz einer Balanced Scorecard als Steuerungsinstrument der Herbarbeleg-Digitalisierung untersucht. Das Instrument misst die Zielerreichung und unterstützt so Entscheidungen der Führung. Vision und Strategie der Unternehmung werden in mehreren Perspektiven operationalisiert. Für jedes Ziel sind Indikatoren, Sollwerte, Istwerte und Maßnahmen zu definieren. Die Istwerte werden zu den Indikatoren und Zeitpunkten verdichtet und zeigen so den Zielerreichungsgrad an. In einem individuellen Dashboard werden die Ziele, Indikatoren, Zielwerte, Maßnahmen und weitere Informationen angezeigt und können kommentiert werden. Die Planwerte sind die Basis für den operativen Planungsprozess. Die Struktur sieht vor, dass die Ziel-Dashboards aller Organisationseinheiten einer Hochschule schließlich zu Sub- und Teil-Balanced Scorecards miteinander verknüpft werden können. Es ergibt sich je nach Sachverhalt eine Übersicht über die Ziele und korrespondierenden Indikatoren sowie deren Entwicklung und Maßnahmen. Dies wird am Beispiel der Herbarbeleg-Digitalisierung verdeutlicht.
Die Prozesskostenrechnung zum Kosten- und Leistungsmanagement der Herbarbeleg-Digitalisierung
(2013)
Die Prozesskostenrechnung untersucht die Verteilung der Vollkosten auf die bei der Herbarbeleg-Digitalisierung anfallenden Tätigkeiten (hier exemplarisch in 2010). Außerdem stellt dieses Modell ein Instrument zum Monitoring neu eingesetzter Produkt- und Prozessinnovationen dar. Die Tätigkeiten sind in Projektkostenstellen abgegrenzt, um z. B. nach Einzel- und Gemeinkosten zu unterscheiden. Der Fokus liegt auf der Methodenentwicklung. Die Führungsaufgaben und unterstützenden Tätigkeiten sind in Bezug auf die Leistungsmenge neutral. Ihre Kosten werden auf leistungsmengeninduzierende Kerntätigkeiten umgelegt, die in sieben Phasenbereiche konsolidiert wurden. Für die untersuchten Projekte „Willdenow“ und „Global Plant Initiative“ ergaben sich jeweils Leistungs- und Kostenkennzahlen für die einzelnen Phasenbereiche. Entwicklungsbedarf des Modells besteht u. a. bei der Validität der Kostenträger, Zeichenerfassung, Kosten ehrenamtlicher Tätigkeiten, Reduktion der Komplexität und sonstiger Störungen. Die Prozesskostenrechnung ist als ein weiterführendes Instrument der Vollkostenrechnung entwickelt worden und kann auch als Deckungsbeitragsrechnung betrieben werden. Mit den Ergebnissen wird keine Kontrolle der Aufgabenwahrnehmung einzelner Mitarbeiter verfolgt.